Veel opties voor effectieve speelruimte in bouwprojecten

Initiatieffase

In de initiatieffase bepaal je het doel van een project, evenals hoe de aanbesteding, het ontwerp en het budget er gaan uitzien. Daar moeten vervolgens de risico’s uitgefilterd worden. Als je pas op risico’s stuit nadat ze zich hebben voorgedaan, ben je te laat. Als de risico’s zijn onderschat, is opportunisme vaak de boosdoener, stelt jurist Edwin van Dijk (Construct Advocaten). “Aan de voorkant”, legt hij uit, “kun je bepalen welke risico’s je contractueel moet vastleggen en hoe je vervolgens tijdens het bouwproces daarmee moet omgaan. Ook een goede procesbewaking en een verslaglegging is dan belangrijk.”

In dat geval zijn ook transparantie en de juiste moraal van belang, aldus Van Dijk. “Als opdrachtgever dien je zorgvuldig en transparant om te gaan met de informatie die je verstrekt. Verder moet je je ook afvragen hoe je met elkaar succesvol de eindstreep kunt bereiken? En wat komt de kwaliteit van de samenwerking ten goede? Deze vragen hebben niet zozeer een juridische, maar veel meer een morele lading.” Een onderwerp waarin beide aspecten, transparantie en moraal, terugkomen is de prijs. Van Dijk: “Bepaal die realistisch, transparant en na een heldere marktconsultatie. Het is een beetje vreemd als een opdrachtgever wil dat er een plafondbedrag wordt aangehouden en dan aan de markt vraagt om creativiteit te tonen als dit bedrag eigenlijk onrealistisch laag is. Hoopt die opdrachtgever dat er een ‘duikboot’ voorbijkomt? Hoe je de prijs in de markt zet, vraagt om een zorgvuldige voorbereiding en duidelijke keuzes.” Het principe van rekening houden met elkaars redelijke belangen betekent ook dat je elkaar waarschuwt voor fouten in het bestek of in de vraagspecificatie. Van Dijk: “Er is een verplichting om op tijd aan de bel te trekken, maar dat kun je ook in het samenwerkingsproces een plek geven. Je ziet met name dat in bouwteamverband veel fouten er al in de voorbereidingsfase worden uitgefilterd. Dat biedt speelruimte in een vroeg stadium en komt de samenwerking ten goede.”

Aanbestedingsfase

Na deze voorfase wordt het tijd voor de aanbesteding, dagelijks werkterrein van Chantal Schrijver (TAUW). Volgens haar wordt het fundament van een geslaagde samenwerking al voor de gunning van een contract gelegd en eigenlijk al voor de aankondiging van een aanbesteding. Schrijver: “De samenwerking en speelruimte in een contract zijn heel erg afhankelijk van hoe goed de onderlinge relatie is. Dat aspect kan al worden beïnvloed of bepaald, vóórdat er überhaupt een project op de markt is. De opdrachtgever moet dus al in de initiatieffase aan de slag gaan om ervoor te zorgen dat hij een partner krijgt, waarmee hij straks goed kan samenwerken. Daarna is het zaak om op een redelijke manier het contract in te richten, rekening houdend met elkaars belangen. Dat herken je bijvoorbeeld aan een eerlijke betalingsregeling of aan de helderheid die je geeft in je scope.”

Ook de risicoverdeling lijkt daar een voorbeeld van, want “daarmee zet je de toon en bepaal je al voor een deel welke partijen zich gaan inschrijven. Op het moment dat jij in de aanbestedingsfase bepaalde risico’s over de schutting gooit, schrijven aannemers die niet op die manier willen samenwerken zich niet in. Je kunt in die aanbesteding, veel meer dan nu vaak wordt gedaan, het gesprek aangaan met potentiële opdrachtnemers. Vaak wordt alles afgeschermd, terwijl de Aanbestedingswet niet zegt dat je niet met elkaar in gesprek mag gaan. Inschrijvers zijn ook terughoudend om zelf contact te zoeken in de aanbestedingsfase. Een aanbestedende dienst kan in de aanbestedingsleidraad gewoon openheid bieden en aangeven welke ruimte er is om het gesprek aan te gaan. Vertel als opdrachtgever wat je dilemma’s en risico’s zijn. Vertel ook dat je al een risicoverdeling hebt opgesteld, zodat een aannemer kan aangeven welke risico’s hij niet kan beheersen.”