Het intiemste onderwerp van gesprek
Wie in een bouwteam stapt, weet doorgaans niet welk prijskaartje er bij de uitgang klaarligt voor de uitvoering van het werk. Vandaar dat de prijsvorming een van de heikele factoren is om te kiezen voor het bouwteam. Expert Jaap de Koning (Witteveen+Bos), medeauteur van de Modelovereenkomst Bouwteam DG 2020, laat er zijn licht over schijnen.
Tekst: Ysbrand Visser, Beeld: Shutterstock
‘Stapsgewijze kostenbeheersing maakt de voorspelbaarheid van de uiteindelijke kosten groter’
Volgens De Koning is de prijsvorming het intiemste onderdeel van een project. Het gaat immers over de portemonnee van de opdrachtgever. Die wil niet te veel betalen en zoekt naar een goede balans tussen budget, kwaliteit en planning aan de ene kant en marge voor de aannemer aan de andere kant. Het bouwteam wordt steeds vaker gekozen om ‘gedoe’ in projecten te voorkomen. Vooral het samenwerken aan het meest optimale ontwerp wordt geroemd, maar daarbij blijft de prijs voor de uitvoering een gevoelig onderwerp. Hoe bereik je in dat proces naar ieders tevredenheid overeenstemming?
Aanbesteding
De prijs voor de uitvoering speelt al in de aanbesteding van het bouwteam. Het is altijd een worsteling, stelt De Koning, met een waaier aan mogelijkheden. “Van oudsher wordt aan alle inschrijvers een ontwerp, zoals een VO, verstrekt. De aannemer maakt een raming en zet er zijn eenheidsprijzen en staartkosten in. Die worden dan vastgezet en zijn aan het eind van de bouwteamfase niet meer onderhandelbaar. Die kengetallen zijn dus in concurrentie tot stand gekomen en vormen de basis voor de definitieve aanbieding aan het eind van de bouwteamfase.”
Jaap de Koning: ‘Het past het beste in de bouwteamgedachte dat je als opdrachtgever aangeeft wat het ongeveer moet gaan kosten.’
“Je kunt ook alleen het bouwteam zelf aanbesteden, maar dat zou ik zelf niet verzinnen. Dan krijg je slechts concurrentie op de kosten van de bouwteamfase. Het is dan heel erg verleidelijk voor de aannemer om lekker laag te gaan zitten en daarna dat geld in de uitvoering terug te verdienen. Dat is een rare prikkel. Als je het in de aanbesteding helemaal niet over de prijs hebt, vraagt de opdrachtgever aan het begin van het bouwteam aan de aannemer wat het eigenlijk allemaal moet gaan kosten. Dat is ook niet zo heel handig. De opdrachtgever kan zijn budget wel vooraf aan de aannemer kenbaar maken, die dat dan beoordeelt. Die manier zit ook in ons model. De aannemer beoordeelt de informatie en als hij denkt dat het wel kan, committeert hij zich eraan.”
De Koning heeft een voorkeur voor het laatste: “Het past ook het beste in de bouwteamgedachte dat je open bent over wat je als opdrachtgever graag wilt realiseren, hoe je dat hebt uitgewerkt en wat je scope is op VO-niveau. Daar hoort ook bij dat je aangeeft wat het ongeveer moet gaan kosten. Je hoort liever van tevoren dat de aannemer denkt dat het budget veel te laag is dan helemaal aan het eind.”
Drie processen
Als het bouwteam eenmaal van start gaat, zijn er drie momenten die in een ideaal, ‘gezond’ proces het uiteindelijke prijskaartje opleveren, aldus De Koning. “Fase één is dat je een bedrag als gezamenlijk uitgangspunt vaststelt. Vervolgens pas je allebei open boek toe. Leg die cijfers op een aantal momenten naast elkaar en bepaal, als het ontwerp wat verder is uitgewerkt, of je nog binnen de bandbreedte zit. Als je dat goed doet, is de uitkomst aan het eind van de bouwteamfase geen verrassing meer. De aanbieding van de aannemer is dan een hamerstuk. Als dat op die manier niet lukt, kun je werken volgens artikel 12 uit onze modelovereenkomst DG 2020. Daarin wordt heel systematisch beschreven hoe je stapsgewijs alsnog tot overeenstemming kunt komen.” Naast de prijs gaat het in deze fase, aldus De Koning, natuurlijk ook over de scope en het risicodossier. Samen met de prijs zijn dat communicerende vaten.
Zoek naar een goede balans tussen budget, kwaliteit en planning aan de ene kant en marge voor de aannemer aan de andere kant.
Roze olifant
Als je de prijsvorming min of meer onbesproken laat, kan een bouwteam vreemd eindigen. De Koning: “Als je elkaar niet op de hoogte houdt van de kosten, kan de prijs aan het eind ineens veel hoger uitpakken dan je verwacht. Dan hebben de partijen echt verzuimd om hun huiswerk te doen. Het gevaar is dat partijen vaak heel erg met de inhoud bezig zijn en vergeten dat er ook nog projectverplichtingen zijn. Dat is de roze olifant in de kamer, waar niemand het over wil hebben. Hierin zou een bouwteamcoach een goede rol kunnen spelen.”
Rechte rug en vertrouwen
“Met name inkopers en juristen, zeker bij grote opdrachtgevers en tweefasencontracten, gaan een beetje op hun stoel zitten schuiven als één partij definitief de prijs moet maken”, vervolgt De Koning. “Dan speelt toch altijd het vermoeden dat er met de vork wordt geschreven. Het is het intiemste onderdeel van gesprek in een project. Stel dat je keurig open boek hanteert en de ‘algemene kosten, winst en risico’ op 14 procent zet. Zijn dan de onderliggende prijzen wel marktconform? Zijn de aangeleverde kengetallen wel de goede?
Dat proces vergt van de opdrachtgever wel een rechte rug en vertrouwen in zijn calculator. En ook vertrouwen in de wederpartij. Dat die aannemer niet probeert om alle kantjes eraf te lopen en marge te zoeken.”
“Zorg er daarom altijd voor dat je als opdrachtgever een bouwkostendeskundige aan je zijde hebt. Die in staat is om de inhoudelijke aanbieding van de aannemer te beoordelen. Je moet gewoon weten wat een strekkende meter damwand van een bepaald profiel kost. En dat die wellicht 30% duurder is dan wat die aannemer normaal in zijn ramingen zet. Zet ook de kostendeskundigen van beide kanten bij elkaar, dan krijg je vanzelf een beeld of het scheef zit of dat het eigenlijk een marktconforme prijs is. Kies wel voor een echt goede bouwkostendeskundige, met jarenlange ervaring. Die weet precies wat er in zo'n begroting zou moeten staan en heeft ook kennis van materialen, bouwmethodieken en de bijbehorende kostprijzen.”
Risico’s
In vergelijking met geïntegreerde contracten (UAVgc) vinden aannemers een bouwteam wel prettig, omdat ze een lager risicoprofiel hebben. De Koning: “Het bouwteam is voorspelbaar, want je hebt maanden de tijd om het project helemaal te doorgronden en je voor te bereiden op de uitvoering. Dan kun je de risico's veel beter in kaart brengen en verlagen. Zo ben je in staat een redelijke prijs af te spreken. Misschien niet met 10% winst, maar wel 3, 4 of 5. Die combinatie is voor veel aannemers plezierig.”
Mijlpalen
De Koning heeft op basis van het DG-model de fase van prijsvorming al in enkele projecten doorlopen. Wat waren de sleutelmomenten? “Dat waren de momenten waarop nadrukkelijk naar de kosten werd gekeken. Het waren een soort mijlpalen die je afspreekt, waarbij ook moest worden bijgesteld. Dat laatste gebeurde ook aan het einde van de bouwteamfase, maar uiteindelijk is steeds overeenstemming bereikt. Zonder die mijlpalen was het probleem aan het eind veel groter geweest. Dus die stapsgewijze kostenbeheersing en het elkaar op de hoogte houden, maakt de voorspelbaarheid van de uiteindelijke kosten groter.”
Transparant
De Koning: “Ik heb meegemaakt dat de aannemer heel transparant was over alle ramingen van de onderaannemers, inclusief hun staartkosten. Dat verraste de opdrachtgever, die ineens zag dat de onderaannemers ook staartkosten berekenen. Dat doen ze natuurlijk al honderd jaar, maar nu stond het ook op papier. Dat was wel een leermomentje voor de opdrachtgever.”
Kunnen we tot slot concluderen dat het bouwteam ook wat betreft prijsvorming de samenwerking bevordert en dus gedoe voorkomt? De Koning: “Klopt. Je bent met elkaar bezig in de ontwerpfase, je staat samen in de goede stand, je leert elkaar goed kennen, komt goed in de opgave te zitten en doorloopt uiteindelijk een bouwproces zonder veel verrassingen, lees tegenvallers. Dat werkt plezieriger dan elke twee weken meerwerk op de deurmat te ontvangen. Dat die openheid ook een soort kwetsbaarheid vergt, is meestal nog wel een uitdaging.”