‘Knetterharde woorden’

over de zachte kant van het samenwerken

Als partijen in een rechtszaak verwikkeld zijn, is het de vraag waarom zij er niet zijn uitgekomen. “Bouwen is samenwerken. Als je dan af en toe een verschil van mening hebt, los je dat geschil ook het beste op door samen te werken”, aldus advocaat Edwin van Dijk (rechts op de foto) .

Edwin van Dijk wil, net als zijn collega’s Robert Jan Kwaak en Lenneke Muller van Construct Advocaten, de bouw graag op een constructieve wijze dienen. Al aan de voorkant, in de contractvormingsfase, doet het drietal graag actief mee. Daarnaast wordt ook vaak vanuit de coulissen meegekeken, als het project al in bedrijf is. Het gaat dan vaak over meer- of minderwerk of over vertraging tijdens de uitvoering. Ook als het project bijna is afgerond, wordt Construct Advocaten ingeschakeld: bij de eindafrekening of als er bij oplevering bouwgebreken in beeld komen. Van Dijk: “Voor ons is het spel pas gewonnen als problemen zijn opgelost en partijen weer verder kunnen.”

“Soms zijn procedures onvermijdelijk”, vervolgt Van Dijk. “Zodra advocaten in de bouwkeet verschijnen, staan de hakken vaak al zover in het zand dat het geschil zich niet meer eenvoudig laat oplossen. Een procedure is dan vaak de enige uitweg. Toch is het voor mij het meest bevredigend, als je de samenwerking weer in goede banen weet te leiden en partijen weer met elkaar verder kunnen.” “Ook bij geschillen die volledig uit de hand zijn gelopen, is het altijd de moeite waard om toch nog te kijken of je partijen weer aan tafel kunt krijgen. Soms lukt dat zelfs dankzij een procedure met een beetje hulp van rechter of arbiter. Onder druk wordt alles vloeibaar, ook een geschil dat muurvast zat.”

Bouwteam

Heeft Van Dijk veel specifieke bouwtechnische kennis nodig om zich in het vak staande te houden? “Het mooie is dat aan alles wat juridisch haalbaar is, de vraag voorafgaat: ‘Hoe zit het bouwtechnisch in elkaar? Wie heeft de ontwerpverantwoordelijkheid? Waar komt het probleem eigenlijk door?’ Ik weet hoe een bestek in elkaar steekt of hoe een vraagspecificatie is opgebouwd. Het samenspel tussen techniek en wat in een bestek of in een vraagspecificatie is vastgelegd, maakt het wel elke keer weer spannend.”

Over contracteren en het verdelen van risico’s, stelt Van Dijk vervolgens: “Bij veel grote contracten ging het mis, doordat de aannemer moest afprijzen in concurrentie met andere inschrijvers. Daarbij werd dan toch onvoldoende gekeken naar risico’s. Ik zie nu wel verbeteringen, maar de bouw is soms wat traag. Een groot deel van de oplossing zit, denk ik, in het vroegtijdig organiseren van dat samenspel tussen techniek en wat je vastlegt in een bestek of vraagspecificatie. Dan kom je al snel uit bij een samenwerking in de vorm van een bouwteam. Ik denk dat het nieuwe model Bouwteamovereenkomst dat Duurzaam Gebouwd dit voorjaar publiceert in een grote behoefte voorziet.”

“Op het moment dat je een bouwteam-variant in de markt zet, met een gestructureerd overleg waarbinnen risico’s geïnventariseerd kunnen worden, voorkom je een hoop gedoe. Zo krijg je eerder een eerlijk ontwerp, een eerlijke prijs en een soepele uitvoering. Onvoorziene omstandigheden zullen er altijd blijven, maar de kans dat die zich voordoen, kan wel sterk worden verkleind.”

Innovatie Van Dijk heeft ook vaak te maken met aanbestedingen waarin duurzaamheid, circulariteit en innovatie aan bod komen. De vraag aan hem luidt vaak: ‘Wat is een slimme samenwerkingsvorm en welke risico’s kunnen we nemen?’ Van Dijk: “Veel vragen betreffen het vastleggen van afspraken over meerjarig onderhoud. Ik zag onlangs een contract voor twintig jaar langskomen. Dat is best lang. Nu staan alle neuzen dezelfde kant op, maar is dat over tien jaar nog steeds zo? En heb je het dan ook contractueel goed vastgelegd?” Daar raakt Van Dijk de kern van de ontwikkelingen rond de nieuwe bouwteamovereenkomst. “Je ziet steeds vaker dat er een samenwerkingsprotocol wordt afgesproken. Als annex bij het contract, waarin gewoon staat: dit is onze overlegstructuur, zo werken we samen. En als we ergens niet uitkomen, erkennen we een aantal escalatieniveaus. Te beginnen met een open, transparante overlegstructuur in de bouwkeet, waarin we oog hebben voor elkaars belang en elkaar vragen durven te stellen. En eindigend op directieniveau, als we er niet meer uitkomen.”

Zwart-wit “Hierbij is het wel van belang”, vervolgt Van Dijk, “dat er aandacht wordt besteed aan de zachte kant. Dat leren we al jaren, alleen we passen het niet toe. Het grootste deel van je werk is communiceren met elkaar. Als het ergens misgaat, is ruis op de lijn vaak het probleem. Daarna gaat iedereen met zijn eigen verhaal naar huis en als je dan eerst naar je advocaat loopt en in je eigen verhaal blijft hangen, kom je vaak niet verder. Leer jezelf aan dat je altijd eerst het gesprek aangaat. Vraag transparant door over wat er speelt, wat er mis is en wat er veranderd zou moeten worden. Dan ben je al een heel eind dichter bij de oplossing.” Moet die zachte kant dan ook in contracten benoemd worden? Van Dijk: “Ja, juist wel. ‘Zacht’ is dan echter een raar begrip. Het is juist hartstikke hard. Het zijn knetterharde woorden die op papier komen. Net zo zwart-wit als ‘wij zijn niet aansprakelijk voor’. Als partijen gewoon niet willen, moet je realistisch zijn. Je kunt een paard naar het water trekken, maar hem niet dwingen te drinken. Ik ben er daarom een groot voorstander van om bij complexe bouwprojecten procesmanagers of bouwcoaches te betrekken. Een onafhankelijke, externe procesmanager kan makkelijker problemen signaleren, doorvragen en impasses doorbreken. Zeker bij complexe trajecten kan dat zijn vruchten afwerpen.”